Implementación Sistemas de Gestión Documental en la Universidad Central "Marta Abreu" de las Villas, Cuba: Facultad de Ciencias de la Información y de la Ecuación

Abstract

En la tesis que se ofrece: ?Implementacion de un Sistema de Gestion Documental en la Universidad Central ?Marta Abreu? de Las Villas, Cuba: Facultad de Ciencias de la Informacion y de la Educacion.?, debido a la inexistencia de un sistema de gestion documental en la institucion que repercute en la organizacion, el uso, manejo y conservacion de los documentos, impidiendo una correcta gestion de los mismos y limitando a la Universidad en sus capacidades de rendicion de cuentas transparente y responsable, se hace la interrogante ?Como contribuir a la organizacion de la gestion documental en la UCLV? , precisamente proponiendo como objetivo general: Implementar un Sistema de Gestion documental en la Facultad de Ciencias de la Informacion y de la Educacion de la UCLV. La metodologia empleada es de tipo no experimental, exploratoria-descriptiva y con un enfoque cualitativo, se puede clasificar como investigacion Aplicada ya que a partir de los postulados teoricos, intenta solucionar los problemas detectados, sentando las bases para la aplicacion inmediata de los resultados obtenidos y modificar asi la realidad descrita. Se recopilan un conjunto de referentes teoricos-conceptuales y metodologicos acerca de la gestion documental. A traves de la metodologia DIRKS (Diseno e implementacion de sistemas de gestion de registros), la cual se inspira en la Norma Australiana AS 4390-1996, Gestion de documentos, en la Norma Internacional ISO 15489, Gestion de Documentos y en el Informe Tecnico adjunto del 2001, utilizado en los Archivos Nacionales de Australia se diagnostica la situacion de los archivos; obteniendo las fortalezas y debilidades que ayudaron a conocer cientificamente, las necesidades de la institucion en esta materia. Se elaboraron varios instrumentos de la Gestion Documental: un Cuadro de Clasificacion y Calendario de Conservacion; un ?Manual de Normas y Procedimientos? para los Archivos de Gestion de dicha Facultad, modelos y procedimientos para la creacion, el control, la descripcion documental, las transferencias de fondos, requisitos para la instalacion de los documentos en los depositos, la prevencion de riesgos y documentos esenciales, asi como un modelo para la evaluacion y el control del sistema. Se creo un Programa para la formacion de directivos, especialistas, secretarias, etc, el cual fue impartido en 2 ocasiones. De igual manera se disena y se crea un Sistema de Gestion Documental Automatizado nombrado UNIVERSO-DA, este Sistema ha sido desarrollado en ambiente Web bajo la plataforma Windows y utilizando herramientas de desarrollo con software libre. Para manejar la base de datos se eligio la opcion MySQL este es un sistema de gestion de bases de datos relacional, multihilo y multiusuario, se desarrolla como software libre en un esquema de licenciamiento dual. Se utilizo PHP como lenguaje para programar las diferentes opciones del sistema, las cuales se podran ejecutar desde servidores Web para permitir el acceso desde cualquier estacion que cuente con un navegador. PHP, es un lenguaje de programacion de uso general originalmente disenado para el desarrollo web de contenido dinamico puede ser usado en la mayoria de los servidores existentes en la actualidad, al igual que en casi todos los sistemas operativos y plataformas sin ningun costo. Como base para la creacion de Universo-DA se utilizo el Sistema de Gestion de Contenidos Joomla 2.5.

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