The conceptual fonds and the physical collection

Abstract

This paper examines ideas about the fonds, the collection, and the intersections between them. Archivists usually assume that “artificial” collections and “organic” fonds are mutually exclusive categories, but the author argues that rigid distinctions between “artificial” and “organic” are unsupportable. Instead, if there is a critical difference between collection and fonds, it lies in the understanding that collections are physical or material, whereas fonds are conceptual entities whose membership need not be physically brought together. Fonds are difficult to circumscribe, both because there is potential for a multiplicity of overlapping fonds and because their boundaries are open to interpretation. Identification of collections is less subjective; although they can be re-formed over time and their internal orderings need not be fixed, their external borders at any given moment are usually easy to recognize. The paper concludes by exploring some possible ways in which archivists might document both fonds and collections and expose their current and past relationships. RÉSUMÉ Cet article examine certaines idées au sujet du fonds, de la collection et du croisement entre eux. Les archivistes présument habituellement que les collections « artificielles » et les fonds « organiques » sont des catégories qui s’excluent mutuellement, mais l’auteur affirme que les distinctions rigides entre « artificiel » et « organique » sont sans fondement. Au contraire, s’il existe une différence cruciale entre collection et fonds, elle se trouve au niveau de la compréhension qu’une collection est physique ou matérielle, alors qu’un fonds est une entité conceptuelle qui ne requiert pas que les parties constituantes soient rassemblées physiquement. Les fonds sont difficiles à circonscrire, d’abord parce qu’il existe un potentiel que plusieurs fonds se chevauchent les uns les autres, et aussi parce que leurs limites sont sujet à interprétation. L’identification des collections est moins subjective; bien qu’elles puissent être reconstituées avec le temps et que leur classement interne n’ait pas besoin d’être revu, on arrive assez facilement à reconnaître leurs limites externes, et ce, à n’importe quel moment. Cet article conclut en explorant diverses façons dont les archivistes pourraient documenter les fonds et collections et exposer leurs liens actuels et passés.

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