PENERAPAN FUNGSI INDEX MATCH MICROSOFT EXCEL PADA SISTEM PENGELOLAAN ARSIP INVOICE DI PT. XXX

Abstract

Pengelolaan arsip invoice yang efektif dan efisien merupakan aspek krusial dalam mendukung kelancaran operasional dan administrasi keuangan perusahaan. PT. XXX menghadapi berbagai permasalahan dalam pengelolaan arsip, seperti ketiadaan sistem otomatis untuk rekapitulasi data invoice berdasarkan periode tertentu, sulitnya pencarian dokumen fisik akibat pengarsipan hardcopy yang tidak terorganisir, serta proses filing dokumen secara manual yang memakan waktu dan menyebabkan keterlambatan dalam proses pengiriman arsip ke gudang arsip. Penelitian ini bertujuan mengembangkan dan menerapkan sistem pengelolaan arsip berbasis Microsoft Excel dengan memanfaatkan fungsi INDEX dan MATCH sebagai solusi sederhana untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi administrasi. Metodologi penelitian menggunakan penelitian deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu menyediakan ringkasan data invoice secara otomatis, mempermudah pencarian dokumen fisik melalui pengelompokan berbasis indeks, serta mempercepat proses filing dokumen dengan format yang lebih terstruktur. Kesimpulan dari penelitian ini adalah penerapan fungsi INDEX dan MATCH di Microsoft Excel dapat menjadi solusi praktis dan efektif untuk mengatasi permasalahan pengelolaan arsip invoice di PT. XXX dimana pencarian data manual yang semula memakan waktu cukup lama (3-10 menit / invoice) menjadi <1 menit / invoice, serta memberikan kontribusi pada peningkatan efisiensi operasional dan pengurangan potensi kesalahan administrasi, Sistem pengelolaan arsip yang dikembangkan masih bergantung pada Microsoft Excel, yang memiliki keterbatasan dalam hal skalabilitas dan integrasi dengan sistem lain dan hanya cocok untuk perusahaan dengan volume arsip yang relatif kecil hingga menengah, untuk pengembahan lebih lanjut diharapkan agar sistem pengelolaan arsip ini dapat terintegrasi dengan sistem database MySql, SQL dan dapat dilakukan otomatisasi berbasis kecerdasan buatan.

Cite this work

No public copy is stored for this record, so only the metadata is cited.

Stored only when both papers are in the corpus — 8 citations exist upstream.