Paper Splitting: Systematisation, Quality Control and Risk Minimisation

Abstract

SUMMARIES An adaptable and repeatable procedural routine, for the splitting of biologically decomposed historical documents and based on risk assessment and experience is defined. Fault analysis, standardisation and evaluation of the paper splitting procedure are compiled. The process is based on mechanical and physical qualities, which determine the character of an item and to some extent influence each other. Therefore, care must be taken not to neglect individual parameters. The realisation and compilation of the several parameters and their mutual influence enable a systematic and risk conscious implementation of the splitting process. A process control system has enabled, not only threatening complications to be recognised in advance and avoided in time, but also improvement in the final result. By means of the appraisal of the final result on the basis of reproducible criteria the success of the splitting is measured and defects are recognised. Evaluation of the final result and fault analysis leads in turn to the optimisation of the final procedure and minimises risk. Neglecting individual points for reasons of economy will save nothing. Standardisation and quality control, however, have a positive influence on the quality of the final outcome and on the number of items that can be successfully treated. Un «corridor de travail» a été défini dans lequel des documents historiques décomposés de façon microbienne ont été clivés suivant une expérience propre et une estimation individuelle du risque dans un déroulement de procédure reproductible et adapté aux différents originaux. Une analyse d'erreurs, une standardisation et une évaluation des résultats ont été établies pour la procédure de clivage du papier. Le processus repose surtout sur les influences mécaniques et physiques qui se déterminent réciproquement et dans une certaine mesure se renforcent par synergie. C'est pourquoi il ne faut pas négliger de prendre en considération certains paramètres. La prise en compte et l'établissement d'une liste de plusieurs paramètres s'influençant mutuellement ont permis d'implémenter un procédé systématique de clivage du papier qui tient compte du risque. Grâce à un système de contrôle du processus mis en place il a été possible non seulement de reconnaître à l'avance et d'éviter à temps les complications qui menaçaient mais aussi d'améliorer le résultat final. Au moyen d'une expertise du résultat final basé sur des critères reproductibles on jugera non seulement du succès mais on reconnaîtra également les défauts de la procédure du clivage. L'évaluation du résultat final et l'analyse d'erreurs mènent par ailleurs à une optimalisation et contribuent à minimiser le risque. Le fait de négliger certains points pour des raisons d'économie au sens de « réduire les frais » ne sert qu'à réduire les possibilités de contrôle et de supervision. La standardisation et le contrôle de qualité ont donc un effet positif tant du point de vue qualitatif que du point de vue quantitatif. Es wurde ein „Arbeitskorridor“ definiert, in dem mikrobiell abgebaute historische Dokumente entsprechend der eigenen Erfahrung und einer individuellen Risikoeinschätzung in einem reproduzierbaren und auf die Originale abgestimmten Verfahrensablauf gespalten werden. Eine Fehleranalyse, eine Standardisierung und Ergebnisbewertung für das Papierspaltverfahren wurden erarbeitet. Der Prozeß beruht vor allem auf mechanischen und physikalischen Einflüssen, die sich gegenseitig bedingen und teilweise synergetisch verstärken. Es wird davor gewarnt, einzelne Parameter zu vernachlässigen. Die Erkenntnis und Zusammenstellung der Einflußgrößen haben erst eine systematische und risikobewußte Durchführung des Spaltprozesses ermöglicht. Durch eine Prozeßkontrolle können nicht nur drohende Komplikationen rechtzeitig erkannt und ausgeschaltet sondern auch das Endergebnis verbessert werden. Über die Begutachtung des Endergebnisses anhand nachvollziehbarer Kriterien wird nicht nur der Spalterfolg gemessen, sondern es werden auch Mängel erkannt. Die daraus folgende Ergebnisbewertung und Fehleranalyse führt wiederum zu einer Optimierung und Risikominimierung. Die Vernachlässigung einzelner Punkte als „Einsparung“ spart nur an Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten. Standardisierung und Qualitätskontrolle wirken sich daher sowohl qualitativ als auch quantitativ positiv aus.

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